Wat is een benchmark overhead en formatie?

Een benchmark overhead en formatie geeft een objectief beeld van de kosten en personele capaciteit van uw gemeentelijke organisatie. We onderzoeken onder meer management, financiën, HRM, ICT, communicatie, juridische zaken, facilitaire ondersteuning en huisvesting. Daarnaast kunnen we de formatie voor specifieke taakgebieden, teams of organisatieonderdelen doorlichten.

We brengen in beeld waar uw gemeente meer of minder personeel en middelen inzet dan vergelijkbare gemeenten en welke beleids- en organisatiekeuzes deze verschillen kunnen verklaren. Op basis hiervan kunnen we adviseren over maatregelen die passen bij het takenpakket, de inrichting en de ambities van uw gemeente.

Een zuivere vergelijking

Cebeon rubriceert de personele lasten en formatie naar uniforme taakgebieden en onderdelen van de bedrijfsvoering. Daarbij maken we waar relevant onderscheid tussen:

• eigen personeel en externe inhuur;
• structurele en tijdelijke formatie;
• centrale en taakgerelateerde overhead;
• aantallen fte, personele kosten en schaalniveau;
• zelf uitvoeren, samenwerken en uitbesteden.

Vervolgens vergelijken we de uitkomsten met zorgvuldig geselecteerde referentiegemeenten. Bij de vergelijking corrigeren we voor verschillen in taakzwaarte, zoals de omvang en samenstelling van de bevolking, fysieke kenmerken en centrumfunctie. Ook houden we rekening met verschillen in de wijze waarop gemeenten hun werkzaamheden organiseren. Zo ontstaat een vergelijking die past bij de feitelijke situatie van uw gemeente.

Van kosten naar organisatiekeuzes

Hogere personele lasten betekenen niet automatisch dat een organisatie inefficiënt is. Verschillen kunnen bijvoorbeeld ontstaan doordat een gemeente meer taken zelf uitvoert, minder gebruikmaakt van gemeenschappelijke regelingen, een hoger voorzieningenniveau nastreeft of tijdelijk extra capaciteit inzet. Daarom beoordelen we de formatie en overhead altijd in samenhang met de totale uitgaven en de wijze waarop taken worden uitgevoerd.

Afhankelijk van uw vraag kan Cebeon verdiepen naar afzonderlijke bedrijfsvoeringsfuncties, teams, taakgebieden, inhuur, inschaling, span of control of de verhouding tussen ondersteuning en het primaire proces. Zo wordt zichtbaar waar sprake is van kwetsbare uitvoeringskracht, over- of ondercapaciteit en mogelijke ruimte voor een andere inrichting.

Van inzicht naar handelingsperspectief

De benchmark levert geen ranglijst of standaardformatie op, maar een objectieve organisatiespiegel: sluit de beschikbare capaciteit aan bij het takenpakket en waar zijn andere keuzes mogelijk?

De resultaten bieden een onderbouwde basis voor beslissingen over formatie, inhuur, taakverdeling, samenwerking, uitbesteding en de inrichting van de bedrijfsvoering. Daarmee ondersteunt Cebeon gemeenten bij het vinden van een goede balans tussen kostenbeheersing, uitvoeringskracht en kwaliteit van dienstverlening.

Bekijk onze voorbeeldprojecten

Benieuwd hoe een benchmark overhead en formatie er in de praktijk uitziet? Bekijk onze voorbeeldprojecten en lees hoe Cebeon gemeenten ondersteunt bij het verkrijgen van inzicht in personele capaciteit, bedrijfsvoeringskosten, inhuur en organisatorische keuzemogelijkheden.